ภาษาที่ใช้ในการประชุม

ภาษาที่ใช้ในการประชุม
การประชุม การประชุม คือ การสื่อสารอย่างหนึ่ง ผู้เข้าประชุมเป็นทั้งผู้ส่งสาร และผู้รับสาร ส่วนสารก็คือ ความรู้ข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็น ต่างๆ อารมณ์ ความรู้สึกที่แสดงออกในที่ประชุมนั่นเอง


ศัพท์ในการประชุม
ศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบของการประชุม การประชุมเฉพาะกลุ่ม เป็นการประชุมเฉพาะผู้มีสิทธิ์และหน้าที่เข้าประชุม มีรูปแบบ ย่อย ๆ ดังนี้

1.การประชุมปรึกษา เป็นการประชุมของกลุ่มบุคคลที่มีภารกิจร่วมกัน

2.การประชุมปฏิบัติ เป็นการประชุมของบุคคลที่ปฏิบัติงานร่วมกัน หรือเกี่ยวข้องกัน

3.การสัมมนา เป็นการประชุมตามหัวข้อที่กำหนด

4.การประชุมชี้แจง เป็นการประชุมที่หัวหน้าหน่วยเรียกบุคคลในหน่วยงานมาประชุมเพื่อรับทราบข้อเท็จจริง

5.การประชุมใหญ่ เป็นการประชุมที่เปิดโอกาศให้สมาชิกทั้งหมดขององค์การเข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น

การประชุมสาธารณะ
การประชุมสาธารณะ เป็นการประชุมที่เปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมฟังและซักถามแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมใน “คาบเวลาอภิปรายทั่วไป” หรือ “คาบเวลาอภิปรายสาธารณะ”

การใช้ภาษาที่ใช้ในการประชุม
1.การใช้ภาษาสำหรับประธานในที่ประชุม ภาษาที่ประธานใช้จะขึ้นอยู่กับระดับของการประชุม ถ้าเป็นแบบกันเอง ก็ใช้ถ้อยแบบเป็นกันเองได้ แต่ถ้าเป็นการประชุมตามระเบียบแบบแผนก็ต้องใช้ภาษาทางการ 2.การใช้ภาษาของผู้เข้าประชุม ถ้าเป็นการประชุมแบบเป็นกันเอง ใช้ภาษาระดับสนทนาโดยระวังคำพูดให้ชัดเจน และไม่ว่าจะเป็นการประชุมระดับใดในการแสดงความคิดควรจะมีกล่าวนำเสียก่อน เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจได้รวดเร็ว

ศัพท์ที่ใช้กับการประชุม
ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
1.ผู้จัดประชุม คือ ผู้กำหนดเรื่องประชุม วางกำหนดการประชุมกำหนดตัวผู้เข้าประชุมและเตรียมการบันทึกผลการประชุม

2.ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม คือ ผู้ที่ได้รับเชิญหรือได้รับแต่งตั้งให้เข้าประชุมมีสิทธิ์อภิปรายเสนอเรื่องให้ที่ประชุมพิจารณา และมีสิทธิ์ออกเสียงลงมติได้

3.ผู้เข้าประชุม คือ ผู้มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นในการประชุม

4.องค์ประชุม คือ จำนวนผู้เข้าประชุมตามข้อบังคับว่า ต้องมีอย่างน้อยกี่คนจึงจะเปิดการประชุมและดำเนินการประชุมได้

5.ประธาน คือ ผู้ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด

6.รองประธาน คือ ผู้ทำหน้าที่แทนประธาน ถ้าประธานไม่อยู่

7.เลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่ออกจดหมายเชิญประชุม จัดระเบียบวาระการประชุมบันทึกรายงานการประชุม และอำนวยความสะดวกต่าง ๆ

8.ผู้ช่วยเลขานุการ คือ ผู้ที่ทำหน้าที่ช่วยเลขานุการ

9.กรรมการ คือ ผู้มีหน้าที่พิจารณาเรื่องในวาระการประชุม และตั้งข้อเสนอหรือญัตติให้ที่ประชุมพิจารณา

10.คณะอนุกรรมการ คือ คณะบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เฉพาะเรื่องมีหน้าที่แคบกว่าขอบเขตของคณะกรรมการ

11.เหรัญญิก คือ ผู้รับผิดชอบด้านการเงิน

12.ประชาสัมพันธ์ คือ ผู้เผยแพร่ข่าวสาร และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับทุกฝ่าย


ศัพท์เฉพาะการประชุม
ศัพท์เฉพาะที่ใช้ในกิจกรรมการประชุม
ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม ระเบียบวาระ คือ เรื่องที่ประชุมในการประชุมเฉพาะกลุ่มที่เป็นการประชุมของคณะกรรมการ เลขานุการจะเป็นผู้จัดระเบียบ วาระตามความเห็นชอบของประธาน

“วาระที่” 1 คือ การรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน

“วาระที่” 2 เป็นการพิจาณาเรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน

“วาระที่” 3 เป็นการพิจาณาเรื่องใหม่ กำหนดการประชุม การประชุมเฉพาะกลุ่มที่เป็นครั้งคราว มีเรื่องสำคัญที่จะประชุมกันเพียงเรื่องเดียวจะใช้ “กำหนดการประชุม” แทน กำหนดการประชุมสาธารณะที่จัดขึ้นเต็มรูปแบบ จะเริ่มด้วยการลงทะเบียน พิธีเปิด การบรรยาย หรืออภิปราย คาบเวลาอภิปรายทั่วไป แยกประชุมกลุ่มย่อย เปิดคาบเวลาอภิปรายทั่วไป พิธีปิดประชุม อนึ่ง จะต้องระวังไม่ใช้ “หมายกำหนดการ” เพราะหมายกำหนดการจะต้องมีพระบรมราชโองการเหนือเกล้าฯ สั่ง และมี “นาย กรัฐมนตรี หรือ เลขาธิการพระราชวัง” รับสนองพระราชโองการ ศัพท์ที่ใช้ในการเรียกวิธีการสื่อสารในการประชุม

1.เสนอ เมื่อผู้เข้าประชุมต้องการให้ที่ประชุมพิจารณาเรื่องใดก็ “เสนอ” เรื่องนั้นให้ที่ประชุมพิจารณา เรื่องที่เสนอเรียกว่า ข้อเสนอ หรือ ญัตติ

2.การอภิปราย คือ การแสดงความคิดเห็นต่อข้อเสนอหรือญัตติ

3.ผ่าน ที่ประชุมยอมรับ ข้อเสนอหรือญัตตินั้นก็ ผ่าน

4.ตก ที่ประชุมไม่ยอมรับ ข้อเสนอหรือญัตตินั้นก็ ตก

5.ขอมติ เมื่อประธานต้องการข้อยุติจากที่ประชุมก็จะขอมติจากที่ประชุม

6.มติของที่ประชุม คือ ข้อตัดสินใจของที่ประชุมที่จะนำไปปฏิบัติ